Segundo recente pesquisa, o planejamento estratégico é a ferramenta de gestão mais utilizada no mundo e seu uso proporciona aos seus gerentes um nivel alto de satisfação. Dedico este texto àqueles que estão iniciando sua experiência em planejamento estratégico ou já são versados na prática e querem rever os elementos críticos ou fatores críticos de sucesso deste exercício gerencial.
Embora há muitos e muitos anos o planejamento estratégico figure dentre as práticas gerenciais mais populares e seus primórdios coincidam com as origens militares, a referida pesquisa tem indicado a ferramenta no pódio mundial de prática nas empresas em 3 de suas últimas 5 pesquisas, inclusive a mais recente de 2017. O curioso é que os consultores que fizeram essa pesquisa apontam que o sucesso do planejamento estratégico é um reflexo, ao menos em parte, dos desafios e oportunidades oriundos das tecnologias digitais. Desta forma, o clássico planejamento estratégico tem se apresentado a empreendedores e gestores como uma importante e renovada ferramenta de gestão de suas organizações.
Ao contrário do que alguns pensam, é possível realizar o planejamento estratégico em organizações de diversas naturezas e portes. Startups, empresas pequenas, empresas em crescimento, líderes de mercado, empresas em dificuldades, organizações públicas, igrejas, instituições sem fim lucrativos são alguns exemplos de organizações usuárias desta tradicional ferramenta.
O processo consiste em ordenar as ideias das pessoas envolvidas de forma a se criar uma visão do ponto onde a organização deseja chegar no futuro e traça-se o caminho através do qual se deve seguir, ou seja, define-se sua estratégia.
Isto por si só não agrega valor algum. Depois da ordenação das ideias, ações devem ser estabelecidas para que a organização caminhe na direção pretendida com menos desperdícios de esforços e mais chances de êxito. Por fim, para que tudo isso tenha de fato valor gerado, é necessário fazer com que o plano seja executado. A história da conquista do Polo Sul, ocorrida no início do século passado é uma história emocionante que oferece ensinamentos acerca deste processo.
Nem sempre, porém, há sucesso na implementação de um planejamento estratégico. A seguir você pode conferir 5 elementos que não podem faltar neste processo.
Missão e Visão
A missão de uma organização é a sua razão de existir, define o seu escopo, podendo incluir o que faz, como faz e para quem faz. A missão da Google, por exemplo, é "organizar a informação do mundo e torná-la universalmente acessível e útil" e a da Fiat é "desenvolver, produzir e comercializar carros e serviços que as pessoas prefiram comprar e tenham orgulho de possuir, garantindo a criação de valor e a sustentabilidade do negócio".
A visão é a posição em que a organização deseja alcançar no futuro. Visão significa a imagem que o líder ou o empreendedor tem a respeito do futuro de sua organização. Não se deve tocar uma organização a esmo, ao sabor dos ventos. É preciso ter um direcionamento, uma ideia de futuro, quase um sonho para ser realizado, transformado efetivamente em um empreendimento saudável e bem-sucedido. Para tanto, é preciso enxergar que futuro é este que se pretende e isto é declarado na visão. A visão da Amazon é “ser a empresa mais centrada no cliente da Terra, onde os clientes podem encontrar e descobrir qualquer coisa que desejem comprar on-line”.
Ambas as declarações pretendem criar um fundamental e ambicioso sentido de propósito que seja perseguido por muitos anos. A declaração da missão e visão da organização é uma das primeiras etapas do planejamento estratégico e é também uma das mais criticadas. Realmente, se não forem observados alguns cuidados, a missão e visão muitas vezes viram um decorativo quadro tipográfico. Algumas vezes, nestes "quadros decorativos" onde muitas organizações registram suas declarações de missão e visão há expressões de comportamentos que a empresa não faz e isso obviamente deve ser evitado.
Para gerar valor e configurar dentre os pontos que não podem faltar no planejamento estratégico, as seguintes características devem estar presentes nas declarações de missão e visão:
Devem conter o propósito fundamental da organização
Devem ser curtas, para serem lembradas por seus stakeholders e repetidas facilmente
Devem ser fonte de motivação para os funcionários fazerem o melhor possível e devem conter um determinado grau de dificuldade
Devem oferecer uma perspectiva de longo prazo para a organização e indicar o ambiente futuro no qual ela funcionará
Não devem facilmente serem alteradas por quaisquer mudanças no ambiente
Devem ser vistas como desejáveis pelos funcionários
Para obterem bons resultados, líderes devem capacitar e motivar os seus colaboradores para agirem de acordo com as estabelecidas missão e visão, alinhando os sistemas organizacionais para apoiá-los e devem regularmente promover uma comunicação que mantenha os propósitos da organização sempre presente nas suas mentes. Colaboradores também se beneficiam quando os líderes são capazes de estabelecer de forma adequada a missão e a visão da organização, pois ambas são elementos críticos do planejamento estratégico, que permitem que todos trabalhem engajados, com mais eficiência e com uma maior satisfação em seus trabalhos.
Análise dos ambientes externo e interno
Um Planejamento Estratégico efetivo requer uma análise do ambiente externo à organização e do seu ambiente interno. Este ponto é tão crítico que em um dos livros mais antigos do mundo já se tem registros de sua importância. O Autor da fala refere-se à necessidade de se ver se há dinheiro suficiente para completar a torre (um projeto) e à necessidade de pensar "se com 10 mil homens é capaz de enfrentar aquele que vem contra ele com 20 mil". Podemos aplicar este ensinamento nos dias de hoje e no contexto do planejamento estratégico. Podemos dizer que Ele nos ensina que devemos fazer uma análise dos nossos recursos internos (avaliar os recursos para completar nossos projetos) e fazer uma análise externa especialmente para avaliar nossos pontos fracos comparados com a competição.
Há também milhares de anos, Sun Tzu, supostamente um general filósofo chinês, desenvolveu princípios para a arte da guerra que até hoje são usados como referência para o planejamento estratégico das organizações. O primeiro princípio diz que a maior habilidade de um militar é conquistar tropas inimigas sem luta. Esta conquista só é possível se você conhece bem o seu "inimigo", através da análise externa, e a si mesmo, para avaliar onde você é capaz de chegar e com seus recursos e capacidades, que você avalia através da análise interna.
Com a análise externa, espera-se que a empresa tenha mais chances de êxito na busca e criação de oportunidades de negócios que gerem vantagem competitiva. Como geralmente há muito mais incertezas no ambiente externo, o uso de cenários prospectivos são muito usados nos processos de planejamento estratégico, podendo ser de bastante utilidade na análise desse ambiente.
Atualmente a tecnologia, em especial a análise de dados com Big Data e a chamada internet das coisas, têm sido usadas como instrumentos de diagnóstico de ambos os ambientes interno e externo à organização. Há de se ter cuidado para que esta tecnologia não esteja gerando informações sem valor ou com valor inferior aos ainda muitas vezes altos investimentos que fazem nesta área. Parte da internet das coisas já tem sido chamada de "coisas da internet" (que são inúteis) e os recursos humanos ainda são capazes de fazer análises suficientemente boas para o processo de tomada de decisões estratégicas. A conjugação inteligente de ambos os recursos (humanos e tecnológicos) é a chave para o sucesso desta importante etapa do planejamento estratégico.
Com os devidos cuidados, com ou sem Big Data, é fundamental que o planejamento estratégico tenha um olhar para dentro e para fora da organização. Definitivamente isto não pode faltar.
Definição de objetivos
Todo mundo conhece a história do gato Cheshire que responde à Alice no país das maravilhas que se ela não sabe para onde vai, qualquer caminho serve para ela. Trata-se de uma clássica ilustração que professores oferecem aos seus alunos quando o assunto é definição de objetivos. Se a sua organização não sabe para onde vai, qualquer caminho ou qualquer estratégia serve, nenhum planejamento é necessário. A organização, porém, deve dirigir seu destino, em vez de se submeter às fatalidades ou ao acaso.
Quando os recursos são escassos (e sempre são), os objetivos ajudam a orientar e garantir sua adequada distribuição. Objetivos proporcionam uma finalidade comum, permitem que o trabalho seja realizado em equipe, eliminam tendências egocêntricas de pessoas ou de grupos existentes na organização, evitam erros decorrentes de omissão e servem de base para avaliar o planejamento estratégico.
No fundo, os objetivos de uma empresa representam os propósitos dos indivíduos que nela exercem o poder de liderança. Os objetivos organizacionais e objetivos individuais das pessoas devem ser consonantes. O desafio da gestão reside no fato que os objetivos devem em última instância focalizar a atividade e não a pessoa, eles devem ser desafiadores, porém alcançáveis pois desafios motivam os colaboradores da empresa, mas a impossibilidade de não alcançá-los tem o efeito contrário, desmotivam.
Os critérios para definir os objetivos devem ser fixados de acordo com a prioridade e contribuição para o alcance dos resultados-chave da empresa, sua formulação deve ser específica, concreta, mensurável, detalhada em metas subsidiárias, indicando os resultados a serem atingidos e prazos para alcançá-los.
Em resumo, os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e determinados no tempo, ou seja, devem ser SMART (acrônimo em inglês que significam estas coisas — specific, measurable, attainable, relevant and time-based).
Definição de estratégias
Definidos os objetivos, outro ponto que não pode faltar no seu planejamento estratégico refere-se à definição de estratégias. Enquanto os objetivos irão orientar para onde a organização irá no futuro, as estratégias orientam o caminho através do qual ela irá chegar lá.
No planejamento estratégico há dois níveis de estratégia que são definidos: as estratégias corporativas e as competitivas. Enquanto a primeira define em que negócios a empresa irá investir, a segunda define a forma como ela fará a oferta de valor para seus clientes.
Liderança e Controle
Por fim, se você trabalhou em todos os 4 elementos discutidos anteriormente com primor, tudo pode ter sido em vão se tais pontos não saiam do papel para serem colocados em prática. O que faz isso acontecer chama-se liderança, palavra difícil, as vezes misteriosa, mas que para nossos fins e de acordo com uma influente pesquisa, significa "uma interação entre pessoas, na qual uma apresenta informação de um tipo e de tal maneira que os outros se tornam convencidos que seus resultados […] serão melhorados caso se comporte da maneira sugerida".
Se por um lado uma das premissas do planejamento estratégico é que as "estratégias devem resultar de um processo controlado e consciente de planejamento formal, decomposto em etapas distintas, cada uma delineada por checklists e apoiada por técnicas", por outro sabemos que na prática o que ocorre é que estratégias emergentes surgem fora da formalidade do plano. Para se obter sucesso tanto ao se colocar em ação o plano estratégico como para conduzir estratégias emergentes a contento, o líder precisa atuar. Trata-se da ampliação do controle estratégico (vide quadro abaixo).
Ampliação do Controle Estratégico — Fonte: Safari da Estratégia, Mintzberg (2010)
Portanto é necessário ter atuação no controle da realização das estratégias pretendidas e das não pretendidas (as estratégias emergentes) na ocasião do planejamento estratégico. Neste caos onde novas estratégias são colocadas em prática sem passar pela formalidade do planejamento estratégico, o líder tem que aparecer e atuar.
"Não importa quão complexa e confusa possa parecer a situação, a liderança é possível em uma simples atitude: ficar à vontade na desordem" (Chopra D. 2002, p. 60-63).
Como muito bem apontado na frase acima de Deepak Chopra, famoso professor, escritor, médico indiano, a liderança deve ficar à vontade na desordem. Isto significa no nosso contexto que o líder deve ter habilidade e atitude para orientar as estratégias emergentes na direção da visão da organização, considerando sua missão, sem abrir mão dos seus valores, em um ambiente em constante mudança, em constante desordem. Em outras palavras, o líder deve manter o controle da condução da empresa ao sucesso de longo prazo em meio das mudanças que ocorrem em seu ambiente organizacional.
Conclusão
Planejar nada mais é do que decidir antecipadamente. As decisões estratégicas são tão sujeitas à racionalidade limitada como quaisquer outras. O planejamento estratégico visa manter este processo decisório o mais estável, formal e racional possível. No entanto, ignorar as incertezas deste processo são convites ao viés e às decisões equivocadas. Negligenciar o papel da liderança na orientação da organização rumo à sua de visão futuro é um convite ao fracasso.
O pensamento estratégico e crítico é um bom antídoto dos viéses comuns em processos decisórios. O controle e a liderança fazem com que haja incentivos e motivação para as pessoas tirem do papel os planos da empresa e prossigam rumo à sua visão estratégica. A adequada gestão estratégica que inclui os cinco elementos aqui discutidos aumenta sobremaneira as chances de sucesso do planejamento estratégico de sua empresa.
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